
Polityka sygnalisty
DAF Trucks N.V. i wszystkie powiązane podmioty DAF i PACCAR („DAF”) zachęcają do zgłaszania możliwych naruszeń. Infolinia PACCAR Ethics Hotline została wprowadzona w celu zgłaszania naruszeń lub potencjalnych naruszeń Kodeksu postępowania PACCAR, wewnętrznych zasad PACCAR lub (między)narodowych praw i przepisów („Infolinia PACCAR Ethics Hotline”) i można z niej korzystać bezpłatnie (online lub telefonicznie). Infolinia PACCAR Ethics Hotline może być używana do zgłaszania wszelkich przypadków na mocy dyrektywy UE w sprawie sygnalizowania nieprawidłowości lub krajowych przepisów wdrażanych na podstawie tej dyrektywy.
-
Kto może złożyć raport?
Wszystkie osoby, które mają (lub miały) umowę o pracę z DAF i wszystkie osoby, które w inny sposób wykonują (lub wykonywały) pracę dla DAF, mogą złożyć raport. Zewnętrzni interesariusze DAF, tacy jak dostawcy, kandydaci, partnerzy biznesowi itp., również mogą złożyć raport.
-
Jakie kwestie podlegają tej polityce
Polityka może być używana do zgłaszania podejrzeń możliwych wykroczeń lub naruszeń (między)narodowych praw i przepisów w ramach lub przez DAF. Przykłady obejmują:
- (Możliwe) przestępstwa lub naruszenia (między)narodowych praw i przepisów;
- Naruszenia Kodeksu postępowania PACCAR, Polityki standardowej PACCAR, zasad zgodności lub innych wewnętrznych polityk DAF/PACCAR; lub
- Zagrożenia dla środowiska, ryzyko dla zdrowia publicznego, ryzyko dla bezpieczeństwa osobistego lub ryzyko dla prawidłowego funkcjonowania firmy z powodu niewłaściwych działań lub zaniechań.
-
Do kogo możesz zwrócić się o poradę?
Jeśli podejrzewasz lub wiesz o możliwych wykroczeniach i/lub naruszeniach, możesz zgłosić to swojej stałej osobie kontaktowej DAF. Jeśli ten kanał zgłaszania nie jest dostępny, możesz skorzystać z infolinii PACCAR Ethics Hotline, gdzie możesz złożyć anonimowy raport, jeśli chcesz.
Możesz również omówić swoje obawy w zaufaniu z Compliance Director przed złożeniem raportu. Kontakt można nawiązać za pośrednictwem naszego Compliance Office, korzystając z poniższego formularza kontaktowego. Możesz również poprosić o informacje, porady i wsparcie dotyczące podejrzeń wykroczeń lub naruszeń prawa Unii (lokalne i europejskie przepisy i regulacje) od Whistleblowers Authority lub innych organów (zobacz holenderskie przykłady w sekcji „Jak złożyć raport”) w swoim kraju (jeśli dotyczy).
-
Jak złożyć raport?
Jeśli zdecydujesz się postępować zgodnie z polityką raportowania DAF, możesz złożyć raport pisemny lub ustny do swojej stałej osoby kontaktowej DAF. Możesz to również zrobić anonimowo, jeśli chcesz. Jeśli chcesz złożyć całkowicie anonimowy raport, możesz skorzystać z infolinii PACCAR Ethics Hotline. Więcej informacji na temat infolinii PACCAR Ethics Hotline można znaleźć na stronie internetowej infolinii PACCAR Ethics Hotline w sekcji FAQ.
Składając raport o podejrzeniach możliwych naruszeń, należy to zrobić w dobrej wierze i w miarę możliwości poprzeć odpowiednimi informacjami.
Zamiast składać raport za pośrednictwem procedury DAF, możesz również złożyć raport bezpośrednio do właściwego (zewnętrznego) organu w sprawie podejrzeń naruszeń lub naruszeń prawa Unii (lokalnych i europejskich przepisów i regulacji). Właściwe organy obejmują (właściwe dla danego kraju, tutaj holenderskie organy):- Urząd ds. Konsumentów i Rynków (ACM);
- Holenderski Urząd ds. Rynków Finansowych (AFM);
- Holenderski Urząd Ochrony Danych (AP);
- Holenderski Bank Centralny (DNB);
- Urząd ds. Sygnalistów;
- Inspektorat ds. Opieki Zdrowotnej i Młodzieży (IGZ);
- Holenderski Urząd ds. Opieki Zdrowotnej (NZ);
- Urząd ds. Bezpieczeństwa Jądrowego i Ochrony Radiologicznej (ANVS); oraz
- Organizacje i organy administracyjne lub ich części wyznaczone na mocy ogólnego zarządzenia administracyjnego lub rozporządzenia ministerialnego.
Preferujemy zgłaszanie za pośrednictwem procedury DAF, ponieważ pozwala to na szybsze zajęcie się podejrzeniem popełnienia przestępstwa lub naruszenia, a w przypadku zgłoszenia na zewnątrz DAF traci możliwość przeprowadzenia wewnętrznego dochodzenia.
-
Co się dzieje, gdy składasz raport?
Po otrzymaniu raportu jest on przekazywany Dyrektorowi ds. Zgodności. DAF musi traktować raport jako poufny. Wszystkie osoby zaangażowane w obsługę raportu nie mogą ujawniać tożsamości osoby zgłaszającej lub innych zaangażowanych stron bez wyraźnej pisemnej zgody osoby zgłaszającej i muszą traktować informacje o raporcie jako poufne.
Dyrektor ds. Zgodności lub osoba przez niego wyznaczona, jeśli to konieczne, najpierw ocenia, jakie działania należy podjąć i jakie dochodzenie (jeśli to konieczne) należy przeprowadzić na podstawie raportu. Dyrektor ds. Zgodności niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu siedmiu dni, wysyła osobie zgłaszającej potwierdzenie otrzymania raportu. Dyrektor ds. Zgodności rejestruje raport w dedykowanym rejestrze.
Dyrektor ds. Zgodności zapewnia, że raport jest udokumentowany na piśmie i przedstawia tę dokumentację osobie zgłaszającej w celu potwierdzenia i podpisu. Osoba zgłaszająca otrzymuje kopię tej dokumentacji.
Dyrektor ds. zgodności składa wniosek o przeprowadzenie dochodzenia do Komitetu ds. integralności tak szybko, jak to jest zasadnie możliwe po otrzymaniu raportu, chyba że:
a) Raport nie opiera się na uzasadnionych podstawach lub
b) Z góry wiadomo, że raport nie dotyczy wykroczenia, podejrzenia wykroczenia lub naruszenia lub ryzyka naruszenia (między)narodowych przepisów i regulacji.
Jeśli Komitet ds. integralności zdecyduje się nie przeprowadzać dochodzenia, Dyrektor ds. zgodności informuje o tym osobę zgłaszającą w ciągu dwóch tygodni od złożenia raportu. Decyzja ta jest uzasadniona.
Jeśli Komitet ds. integralności zdecyduje się przeprowadzić dochodzenie, Dyrektor ds. zgodności informuje o tym osobę zgłaszającą w ciągu dwóch tygodni od złożenia raportu. -
Jak prowadzone jest śledztwo?
Na potrzeby dochodzenia po raporcie Dyrektor ds. Zgodności jest upoważniony do żądania wszystkich stosownych dokumentów wewnętrznych i przeprowadzania wywiadów ze wszystkimi stosownymi stronami, które uzna za konieczne do sformułowania swojej porady dla Komitetu ds. Integralności.
Jeśli zostaną dostarczone informacje, które muszą pozostać poufne ze względu na ich poufny charakter, należy o tym poinformować Dyrektora ds. Zgodności. Dyrektor ds. Zgodności może zaangażować ekspertów w celu uzyskania niezbędnych informacji.
Koszty związane z tym są przekazywane Komitetowi ds. Integralności do zatwierdzenia przed zaangażowaniem. -
Raport doradczy
Jak najszybciej po otrzymaniu raportu Dyrektor ds. Zgodności dokumentuje swoje ustalenia w raporcie doradczym skierowanym do Komitetu ds. Integralności. Raport doradczy opisuje ważność raportu i może zawierać zalecenia.
Raport doradczy z zaleceniami jest przekazywany Komitetowi ds. Integralności w formie anonimowej, jeśli jest to konieczne, w celu ochrony osoby zgłaszającej i zgodnie z poufnym charakterem informacji przekazanych Dyrektorowi ds. Zgodności. -
Stanowisko Komitetu ds. Integralności
W ciągu maksymalnie trzech miesięcy od otrzymania raportu Dyrektor ds. Zgodności lub członek kierownictwa informuje osobę zgłaszającą i każdą osobę, której raport dotyczy, na piśmie o merytorycznym stanowisku Komitetu ds. Integralności w sprawie raportu. W wyjątkowych przypadkach okres ten może zostać przedłużony. Dyrektor ds. Zgodności informuje o tym osobę zgłaszającą na piśmie, podając uzasadnienie.
-
Jak chroniony jest reporter?
Reporterzy, którzy w dobrej wierze zgłaszają nieprawidłowości objęte niniejszą polityką, nie będą zastraszani ani pokrzywdzeni (polityka braku odwetu) ani nie będą narażeni na żadne inne negatywne konsekwencje za wyrażenie swoich obaw.
Ta polityka braku odwetu dotyczy również osób pomagających reporterowi i/lub innych zaangażowanych osób trzecich. Odwet obejmuje, ale nie ogranicza się do:
- Nękania, ignorowania i wykluczania reportera;
- Wnoszenia bezpodstawnych lub nieproporcjonalnych oskarżeń dotyczących wyników reportera;
- Narzucania reporterowi lub jego współpracownikom faktycznych zakazów prowadzenia dochodzeń, wypowiadania się, przebywania w miejscu pracy i/lub kontaktów, w jakiejkolwiek formie lub brzmieniu;
- Zastraszania reportera poprzez grożenie określonymi środkami lub zachowaniami w przypadku kontynuowania zgłoszenia.
DAF nie toleruje żadnej formy zastraszania ani odwetu i w razie potrzeby podejmie środki dyscyplinarne wobec odpowiednich współpracowników lub kierowników. Polityka nieodwetu nie ma zastosowania w przypadku skarg osobistych, krytyki wyborów politycznych lub sprzeciwów sumienia. Polityka nieodwetu nie ma również zastosowania, jeśli osoba zgłaszająca działa dla osobistej korzyści lub składa fałszywe oskarżenia, które zostały złożone świadomie, z niewłaściwych powodów lub ze złośliwym zamiarem.
Jeśli osoba zgłaszająca uważa, że jest karana z powodu swojej pozycji jako osoby zgłaszającej domniemane wykroczenia lub z powodu uczestnictwa w dochodzeniu po zgłoszeniu, zachęca się ją do natychmiastowego zgłoszenia tego Dyrektorowi ds. Zgodności, aby DAF mogła podjąć odpowiednie środki.
Jeśli okaże się, że osoba zgłaszająca była osobiście zaangażowana w domniemane wykroczenia, złożenie zgłoszenia nie zwalnia osoby zgłaszającej z możliwych środków przez DAF ani z odpowiedzialności cywilnej, karnej lub prawnej. Jednak DAF zawsze weźmie pod uwagę fakt, że osoba zgłaszająca dobrowolnie i w dobrej wierze zgłosiła swoje podejrzenia dotyczące wykroczeń zgodnie z niniejszą polityką. DAF będzie przestrzegać obowiązujących przepisów i wymogów dotyczących prywatności i ochrony danych podczas dochodzeń, zgodnie z oświadczeniem o ochronie prywatności.