Polityka zgłaszania nieprawidłowości

Wszystkie osoby, które mają umowę o pracę z DAF (lub miały w przeszłości) oraz wszystkie osoby, które wykonują (lub wykonywały) pracę dla DAF w jakiejkolwiek innej roli. Zewnętrzni interesariusze DAF, tacy jak dostawcy, kandydaci, partnerzy itp., również mogą zgłaszać.

Politykę można stosować do zgłaszania podejrzeń o potencjalne nieprawidłowości lub naruszenia (między)narodowych przepisów prawa wewnątrz lub dotyczących DAF. Przykłady obejmują:

• Możliwe przestępstwa lub naruszenia (między)narodowych przepisów prawa;
• Naruszenia Kodeksu Postępowania PACCAR, Standardowych Polityk PACCAR, zasad zgodności lub innych wewnętrznych polityk DAF/PACCAR; lub
• Zagrożenia dla środowiska, zdrowia publicznego, bezpieczeństwa osobistego lub prawidłowego funkcjonowania firmy z powodu nieodpowiednich działań lub zaniechań.

Jeśli podejrzewasz lub wiesz, że mogą występować nieprawidłowości i/lub naruszenia, możesz to zgłosić swojemu kontaktowi w DAF. Jeśli ten kanał zgłoszeniowy nie jest możliwy, możesz skorzystać z PACCAR Ethics Hotline, gdzie, jeśli chcesz, możesz zgłosić to anonimowo. Możesz również najpierw poufnie omówić swoje obawy z Dyrektorem ds. Zgodności DAF, zanim złożysz ewentualne zgłoszenie. Możesz to zrobić, kontaktując się z naszym Biurem Zgodności za pośrednictwem poniższego formularza kontaktowego.

Możesz również poprosić właściwy organ (patrz sekcja „Jak można zgłosić zgłoszenie”) o informacje, porady i wsparcie w związku z zgłaszaniem (podejrzenia) nieprawidłowości lub naruszenia prawa Unii (lokalnego i europejskiego prawa i przepisów).

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z tego systemu zgłoszeń DAF, możesz zgłosić to na piśmie lub ustnie swojemu kontaktowi w DAF lub Dyrektorowi ds. Zgodności za pośrednictwem formularza kontaktowego. Możesz to również zrobić anonimowo, jeśli chcesz. Jeśli chcesz zgłosić to całkowicie anonimowo, możesz skorzystać z PACCAR Ethics Holtine. Więcej informacji na temat PACCAR Ethics Hotline znajdziesz w sekcji „Najczęściej zadawane pytania”/'FAQs’ na stronie internetowej PACCAR Ethic Hotline.

Przy składaniu zgłoszenia dotyczącego podejrzanych nieprawidłowości, należy postępować w dobrej wierze i poprzeć je na tyle, na ile to możliwe, odpowiednimi informacjami.

Zamiast składać zgłoszenie u DAF, można również zgłosić bezpośrednio do właściwego (zewnętrznego) organu władzy w przypadku podejrzeń o nieprawidłowości lub naruszenia prawa UE (przepisów krajowych i europejskich). Właściwe organy to m.in.:

• Rzecznik Praw Obywatelskich.
• Organizacje i organy administracyjne lub ich części, wyznaczone drogą ogólnego zarządzenia administracyjnego lub rozporządzenia ministra.

Bezpośrednie zgłoszenie do Twojego kontaktu w DAF, do dyrektora ds. zgodności lub za pośrednictwem PACCAR Ethics Hotline jest preferowane przez DAF, ponieważ w ten sposób nieprawidłowość lub naruszenie mogą być najszybciej rozwiązane.

Po otrzymaniu zgłoszenia zostanie ono przekazane Dyrektorowi ds. Zgodności. DAF jest zobowiązane do zachowania poufności zgłoszenia. Wszyscy zaangażowani w przetwarzanie zgłoszenia nie ujawnią tożsamości zgłaszającego ani innych stron zaangażowanych bez wyraźnej pisemnej zgody zgłaszającego i będą traktować informacje o zgłoszeniu w sposób poufny.

Dyrektor ds. Zgodności lub osoba przez niego wyznaczona, jeśli jest to konieczne, oceni najpierw odpowiednie działania do podjęcia i konieczność wszelkich dochodzeń na podstawie zgłoszenia. Dyrektor ds. Zgodności niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu siedmiu dni, prześle zgłaszającemu potwierdzenie otrzymania zgłoszenia. Zgłoszenie zostanie zarejestrowane przez Dyrektora ds. Zgodności w wyznaczonym rejestrze.

Dyrektor ds. Zgodności jak najszybciej przedstawi Komitetowi Integryty propozycję przeprowadzenia dochodzenia na podstawie zgłoszenia, chyba że:

• Zgłoszenie nie jest oparte na uzasadnionych podstawach; lub
• Wcześniej jest jasne, że zgłoszenie nie dotyczy nieprawidłowości, podejrzeń o nieprawidłowości lub naruszenia lub ryzyka naruszenia (między)narodowych przepisów prawa.

Jeśli Komitet Integrytyty zdecyduje, że nie ma potrzeby wszczęcia dochodzenia, Dyrektor ds. Zgodności poinformuje zgłaszającego w ciągu dwóch tygodni po złożeniu zgłoszenia. Decyzję tę będą poprzedzać uzasadnienia.

Jeśli Komitet Integrytyty zdecyduje o wszczęciu dochodzenia, Dyrektor ds. Zgodności poinformuje o tym zgłaszającego w ciągu dwóch tygodni od złożenia zgłoszenia.

W celu przeprowadzenia dochodzenia na podstawie zgłoszenia, Dyrektor ds. Zgodności ma uprawnienia do żądania dostarczenia wszystkich istotnych dokumentów oraz przesłuchiwania wszystkich istotnych stron uznanych za niezbędne do sformułowania opinii dla Komitetu Integrytyty.

Jeżeli przekazane zostaną informacje, które ze względu na swoją naturę muszą pozostać poufne, zostaną przekazane Dyrektorowi ds. Zgodności.

Dyrektor ds. Zgodności może zatrudnić ekspertów w celu uzyskania wymaganych informacji.

Najwcześniej jak to możliwe po otrzymaniu zgłoszenia, Dyrektor ds. Zgodności sporządzi raport z zaleceniami skierowany do Komitetu Integrytyty. Raport z zaleceniami określi wiarygodność zgłoszenia i, jeśli jest to stosowne, przedstawi zalecenia.

Raport z zaleceniami zostanie dostarczony Komitetowi Integrytyty w formie anonimowej, jeśli jest to konieczne do ochrony zgłaszającego i z poszanowaniem poufności informacji przekazanych Dyrektorowi ds. Zgodności.

W ciągu maksymalnie trzech miesięcy od otrzymania zgłoszenia, Dyrektor ds. Zgodności lub członek Zarządu poinformuje zgłaszającego i każdą osobę, której zgłoszenie dotyczy, na piśmie o stanowisku Komitetu Integrytyty w odniesieniu do zgłoszenia. W wyjątkowych przypadkach ten okres może być przedłużony. Dyrektor ds. Zgodności pisemnie poinformuje zgłaszającego o takim przedłużeniu, podając przyczyny.

Zgłaszający, którzy zgłaszają dobrej wierze nieprawidłowości objęte tą polityką, nie będą zastraszani ani wprowadzeni w niekorzystne warunki (zakaz odwetu), ani nie będą narażeni na inne negatywne konsekwencje (np. dotyczące zatrudnienia) za wyrażanie swoich obaw. Zakaz odwetu dotyczy również osób, które wspierają zgłaszającego i/lub inne zaangażowane strony trzecie. Odwet może obejmować, ale nie jest ograniczony do:

• Molestowania, ignorowania i wykluczania zgłaszającego;
• Stawiania nieuzasadnionych lub nieproporcjonalnych oskarżeń wobec wydajności zgłaszającego;
• Nakładania rzeczywistych badań, zakazów wypowiedzi, zakazów pracy i/lub zakazów kontaktu dotyczących zgłaszającego lub jego współpracowników, w dowolnej formie;
• Zastraszania zgłaszającego poprzez groźby podjęcia określonych środków lub działań, jeśli zgłoszenie zostanie kontynuowane.

DAF nie toleruje żadnej formy zastraszania ani odwetu i w razie potrzeby podejmie środki dyscyplinarne wobec odpowiednich pracowników lub przełożonych.

Zakaz odwetu nie dotyczy przypadków skarg osobistych, krytyki dokonanych wyborów politycznych ani sprzeciwów sumienia. Zakaz odwetu nie dotyczy również przypadków, gdy zgłaszający działa dla osiągnięcia korzyści osobistych lub celowo składa fałszywe oskarżenia z nieodpowiednich powodów lub ze złym zamiarem.

Jeśli zgłaszający uważa, że jest karany z powodu swojej pozycji jako zgłaszającego domniemane nieprawidłowości lub ponieważ bierze udział w dochodzeniu w związku z zgłoszeniem, zachęca się go do natychmiastowego zgłoszenia tego do Biura Zgodności lub bezpośrednio do Dyrektora ds. Zgodności, aby DAF mogło podjąć odpowiednie działania.

Jeśli stwierdzono, że zgłaszający był osobiście zaangażowany w domniemane nieprawidłowości, zgłoszenie domniemanych nieprawidłowości nie zwalnia zgłaszającego od potencjalnych (dyscyplinarnych) środków ze strony DAF lub od odpowiedzialności cywilnej, karnej lub prawnej. Jednak DAF zawsze weźmie pod uwagę fakt, że zgłaszający dobrowolnie i w dobrej wierze zgłosił swoje podejrzenia nieprawidłowości zgodnie z tą polityką.

Podczas dochodzeń DAF będzie przestrzegać obowiązujących przepisów o ochronie prywatności i danych, zgodnie z określonymi wewnętrznymi politykami.